Het meest ondergeschoven kindje bij veel ondernemers is debiteurenbeheer. Ondernemers vinden het vervelend om te bellen als facturen niet betaald worden. Een uitspraak die daar goed bij past is de volgende: “een product of dienst is pas verkocht wanneer deze betaald is”. En de betaling ontvangen is soms lastiger dan gedacht. Binnen Exact online en Yuki zijn er mogelijkheden om herinneringen automatisch te versturen (afhankelijk van de het licentie). Het kost vaak maar een half uur om dit in te stellen. Daarnaast zijn er programma’s zoals Payt die het debiteurenbeheer een stuk eenvoudiger én overzichtelijker maken.

CONTROLEER DE OPENSTAANDE POSTEN MINIMAAL 1 KEER PER MAAND.

Zelfs als je klantenkring klein is, dan is het toch van belang om dit in de gaten te houden. Over de verstuurde facturen moet namelijk wel de BTW betaald worden.

MISVERSTAND OF GEEN MOGELIJKHEDEN OM TE BETALEN?

Als betalingen uitblijven na het verzenden van de factuur hoeft het niet altijd te betekenen dat de debiteuren de factuur niet wilt betalen. Er kan namelijk ook sprake zijn van een misverstand zoals:
1. De factuur is niet bij de juiste persoon terechtgekomen
2. Het is niet helemaal duidelijk voor de debiteur wat er gefactureerd is
3. De klant is niet geheel tevreden over het geleverde product
Een telefoontje kan vaak helpen de zaak op te klaren en voorkomen dat de relatie met de klant vertroebeld.

BETAALGEDRAG ALS FINANCIËLE THERMOMETER

Als het financieel minder goed gaat met een onderneming zal als eerste het betaalgedrag richting debiteuren veranderen. De veranderingen opmerken en tijdig contact opnemen is zeker in de komende onzekere tijden van belang om schade te voorkomen. Op zo’n moment kunnen er betaalafspraken gemaakt worden over de openstaande bedragen.

KOPPELING PAYT VOOR KLANTEN MET GROOT DEBITEURENBESTAND

Voor onze grotere klanten gebruiken wij enige tijd Payt. Dit programma is gericht op debiteurenbeheer en kan gekoppeld met Exact Online en Yuki. Wij hebben hiervoor gekozen omdat:
1. Er vaak veel uitzonderingen zijn om  herinneringen automatisch te versturen
2. Het versturen en rapporteren over debiteuren vaak teveel tijd kost
3. Het opvolgen en noteren van telefonische notities gecompliceerd is in Yuki en/of Exact Online
Sinds wij werken met Payt worden de herinneringen wekelijks automatisch verstuurd vanuit het programma. Bij het versturen van de herinneringen kan rekening gehouden met meerdere factoren.

DE VOORDELEN VAN HET WERKEN MET PAYT ZIJN:
• Facturen die op hold staan krijgen geen herinneringen
• In één oogopslag is te zien welke facturen en debiteuren tijdelijk geen herinneringen krijgen
• Vanuit Payt kunnen berichten naar de email van medewerkers gestuurd worden
• De status van openstaande posten is voor iedereen die toegang heeft tot dit systeem in te zien
• Debiteuren kunnen reageren op de berichten via de mail die ze van Payt krijgen. Deze notities zijn direct in het systeem zichtbaar
• Er zijn ook geavanceerde koppelingen mogelijk met deurwaarders of financieringsmaatschappijen. Hier maken wij op dit moment geen gebruik van.

SAMENVATTEND

Door te werken met Payt kan de tijd volledig gericht worden op het contact met de debiteuren. Het handmatig versturen van herinneringen en het nalopen van notities is hiermee verleden tijd. Hierdoor hebben wij meer tijd voor het nabellen van de debiteuren. Dit blijkt steeds weer de meest effectieve manier te zijn om facturen betaald te krijgen.

VRAGEN OVER DEBITEURENBEHEER?

Neem contact op met Mischa Rotteveel. Hij kan je helpen zoeken naar een oplossing die voor jou onderneming het beste werkt.